Tribunale Amministrativo Regionale per il Lazio
Sezione II
Sentenza 19 maggio 2025, n. 9513

Presidente: Riccio - Estensore: Vigliotti

FATTO E DIRITTO

1. Con istanza del 27 maggio 2024, la ricorrente ha chiesto a Roma Capitale l'accesso e il rilascio in copia conforme all'originale dell'intero proprio fascicolo personale, comprensivo di tutti i documenti relativi al rapporto di lavoro intercorso con l'ente, ivi inclusi quelli prodotti o detenuti da altre strutture capitoline presso cui ha prestato servizio (Municipio X, Dipartimento comunicazione, Gabinetto del Sindaco, etc.).

2. Roma Capitale ha evaso l'istanza solo parzialmente, opponendo una serie di dinieghi o rinvii ad altri uffici competenti, senza provvedere al completo rilascio della documentazione. Parte dei documenti è stata consegnata solo successivamente, anche nel corso del giudizio, e comunque limitatamente ad alcuni degli atti elencati.

3. Con la nota prot. 7749 dell'8 febbraio 2025 e successive comunicazioni, l'Amministrazione ha infine provveduto a ostendere un numero significativo di documenti, tra cui relazioni di sopralluogo, giudizi di idoneità, contratti individuali, informative privacy, e corrispondenza interna relativa alla consegna dei badge.

4. Tuttavia, alla data dell'ultima memoria depositata da parte ricorrente (9 gennaio 2025), risultavano ancora non ostesi una serie di atti elencati dettagliatamente, nonché documentazione che, pur dovendo essere presente nel fascicolo personale, non risulta prodotta dall'ente (tra cui schede di valutazione della performance, esiti di visite mediche obbligatorie, atti relativi alla sicurezza sul lavoro, ricevute di badge, etc.).

5. L'Amministrazione ha eccepito l'indeterminatezza originaria dell'istanza e l'assenza di parte dei documenti nei propri archivi, ritenendo che per alcuni atti la ricorrente debba rivolgersi direttamente alle strutture competenti o accedere autonomamente tramite i sistemi telematici.

6. All'esito della camera di consiglio del 26 marzo 2025, la causa è stata trattenuta in decisione.

7. L'accesso ai documenti amministrativi, ai sensi degli artt. 22 ss. della l. 241/1990, costituisce espressione di un diritto soggettivo all'ostensione degli atti detenuti dalla pubblica amministrazione che riguardino direttamente l'interessato. In particolare, con riferimento al fascicolo personale del dipendente pubblico, la giurisprudenza è pacifica nel ritenere che l'interessato ha diritto ad accedere all'intera documentazione che lo riguarda, indipendentemente dall'espressa indicazione di uno specifico interesse attuale o dall'elencazione dettagliata dei documenti.

8. Nel caso di specie, l'Amministrazione ha evaso in gran parte la richiesta, producendo nel corso del giudizio anche numerosa documentazione originariamente non trasmessa. Pertanto, si deve riconoscere una parziale cessazione della materia del contendere.

9. Tuttavia, permane un interesse attuale alla decisione per la documentazione ancora non prodotta e che la ricorrente ha indicato in maniera puntuale nell'ultima memoria del 9 gennaio 2025, ove si elencano i documenti mancanti.

10. L'accoglimento deve, tuttavia, essere limitato ai documenti:

- non già in possesso della ricorrente;

- non agevolmente reperibili tramite accesso personale ai sistemi informatici o telematici di Roma Capitale;

- materialmente esistenti nel fascicolo personale della medesima, con esclusione di quelli che, secondo la prospettazione della ricorrente, dovrebbero esserci ma non risultano detenuti dall'Amministrazione.

11. L'accesso agli atti può infatti essere accordato solo in relazione a documentazione esistente e detenuta dall'Amministrazione, non potendo essere imposto l'obbligo di formare documenti inesistenti o reperirli presso enti terzi in assenza di doveri specifici di trasmissione.

12. Il Collegio accerta, pertanto, il diritto della ricorrente a ottenere l'accesso e l'estrazione in copia, anche conforme ove richiesto, dei documenti indicati nell'ultima memoria del 9 gennaio 2025, limitatamente a quelli non già in suo possesso, non agevolmente reperibili tramite strumenti telematici o informatici e che risultino materialmente esistenti nel proprio fascicolo personale.

13. Quanto alle spese del giudizio, le stesse possono essere compensate in considerazione della parziale soccombenza reciproca, dell'elevato numero di documenti effettivamente ostesi in corso di giudizio e dell'obiettiva complessità della gestione documentale interna all'Amministrazione.

P.Q.M.

Il Tribunale Amministrativo Regionale per il Lazio (Sezione Seconda), definitivamente pronunciando sul ricorso, come in epigrafe proposto, lo accoglie parzialmente nei termini di cui in motivazione.

Spese compensate.

Ordina che la presente sentenza sia eseguita dall'autorità amministrativa.